初動対応マニュアル

はじめに

本マニュアルは、漏水案件の初動対応を行うワーカー様向けのマニュアルです。

顧客からの初期問い合わせや案件発生時に、円滑に対応を行っていただくために各工程の具体的な対応手順を記載しています。

対応フロー

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SF（Salesforce）登録

手順

対応依頼の受領 LINEまたはChatworkで弊社担当者から対応依頼を受領したら、初動対応を開始する
案件情報の確認対応依頼に記載の「物件名」をSlackで検索し、該当する案件情報を確認する対応依頼から得られない情報が必要な場合は、案件情報を確認する

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メモ案件依頼はSlackで受領します管理会社（取引先）と共有のSlackのため、管理会社から直接案件依頼を受領することもあります

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案件情報の登録
1. Salesforceへのログイン Salesforceのログイン画面にアクセスし、ユーザー名・パスワードを入力して［ログイン］をクリックする
  
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  メモ Salesforceのログイン画面URL： xxxxxxxxxxxxxx.com
  
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2. 「依頼案件」タブを開く画面上部のメニューの「依頼案件」をクリックする
  
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  ポイント
  
  プルダウンから「私の担当案件」を選択し、固定ボタンをクリックすることで、「依頼案件」タブを開いた直後に自分の担当案件一覧を表示させることが可能です
  
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3. 新規依頼案件の登録
  1. ［新規］をクリック
  2. 必須項目の登録以下の項目を入力し、［保存］をクリックする
    - 案件名物件名（部屋番号を含む）を入力する
    - フェーズプルダウンから現状のフェーズを選択する新規依頼案件登録時は基本的に「調査調整中」を選択する
    - 完了予定日カレンダーから3ヶ月後の日付を選択する 3ヶ月後までの完了を目標とする
4. 詳細情報の登録
  1. ［編集］をクリック
  2. 依頼元の管理会社の登録「会社名/個人名」に依頼元の管理会社を登録する
  3. 登場人物メモの登録「登場人物メモ」に以下の項目を登録する
    - 建物管理会社
      - 建物管理会社名
      - 建物管理会社担当者名
      - 建物管理会社担当者連絡先
    - 依頼元
      - 管理会社名
      - 管理会社担当者名
      - 管理会社担当者連絡先
      - オーナー名（連絡が必要な場合のみ）
      - オーナー連絡先（連絡が必要な場合のみ）
      - 入居者名
      - 入居者連絡先
    - 被害側
      - 管理会社名
      - 管理会社担当者名
      - 管理会社担当者連絡先
      - 入居者名
      - 入居者連絡先
      被害側の情報が不足している場合、被害側の管理会社に調査可否を確認する際に被害側入居者の情報開示を依頼する
      
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      ポイント
      
      依頼元から依頼を受けているため、依頼元と被害側の管理会社が異なる場合は、被害側の管理会社に被害側の部屋の漏水調査を実施していいか確認する必要があります
      
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    ポイント
    
    登場人物メモは最小限の内容を記載してください
    
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目次

はじめに

対応フロー

SF（Salesforce）登録

手順